Zöld & Zöld Ingatlankezelő Kft. társasház kezelési programja

A Zöld & Zöld Ingatlankezelő Kft. 1997-ben alakult, jelenlegi törzstőkéje 4, 5 MFt. Cégünk fő tevékenysége társasházak, és irodaépületek teljes körű közös képviseleti, és üzemeltetési feladatainak ellátása. Cégünk teljes körű szakmai felelősségbiztosítással rendelkezik ( 10.000.000,- Ft, Generali-Providencia ), tagja a Magyar Társasházkezelők Országos Szakmai Szövetségének, valamint a Budapesti Kereskedelmi, és Iparkamarának.

Minden képviseletünkben lévő társasház külön gazdasági egységként működik, így annak nyilvántartását, könyvelését, számlázási feladatait is végzi a kezelési feladatok mellett.
Tevékenységünket a 2003. évi CXXXIII. Törvény. sz. Társasházi törvény alapján végezzük, a törvény határozza meg működésünk főbb irányelveit.

A könyvelési feladatokat mérlegképes könyvelőink végzik, országosan elfogadott könyvelőprogram segítségével.
A társasház anyagi biztonságát a zártrendszerű pénzkezelés biztosítja. Cégünk teljes felelősséget vállal az általa végzett munkáért és a tevékenységéért, teljes körű felelősségbiztosítással rendelkezünk.
A felújítási állagmegóvási munkákra ajánlatokat kérünk, és a költségvetési előirányzatokba való betervezést követően a közgyűlés elé terjesztjük, megszavazását követően kötünk szerződést a kivitelezési munkákra. A felújítási munkákra havi rendszerességgel különítünk el a közgyűlés által meghatározott összeget, az üzemeltetési számláról.

A felvonókkal rendelkező Társasházak felvonórendszerének működtetéséhez 24 órás ügyeleti szolgáltatást biztosítunk a hét minden napján, amely biztosítja a felvonók folyamatos üzembiztos működtetését, hiba esetén a bennrekedtek mielőbbi kimentését, és a felvonó javító azonnali riasztását.
A közös költség kinnlevőségek behajtása és lehetőség szerint minimális szintre való leszorítása állandó, folyamatos kezelési feladat.

A nyilvántartás szerinti tartozóknak egyeztető levelet küldünk ki. A tartozókat ezután személyesen, és felszólító levélben is megkeressük a kinnlevőségek mielőbbi behajtása érdekében. Azon tulajdonosokkal szemben akiknél nem vezetnek eredményre az egyeztetések, és felszólítások, bírósági fizetési meghagyásokat bocsátunk ki, illetve szükség szerint megindítjuk a végrehajtási eljárásokat.
A Társasházi törvény alapján a 6 hónapot meghaladó tartozást felhalmozó tulajdonosok albetétjeire a tartozás fedezeteként közgyűlési határozatot követően jelzálogot jegyeztetünk be amennyiben az egyéb behajtás érdekében megindított eljárások nem vezettek eredményre.

A jogszabályoknak megfelelően kezelésünkben lévő Társasházaknál elvégeztetjük az épületek kötelező, időszakos érintésvédelmi, villámvédelmi, tűzvédelmi berendezéseinek vizsgálatát, és elkészítettjük a minősítő okiratokat.
Elkészítjük, és a Társasház működéséhez igazítjuk a számviteli politikát, pénzkezelési szabályzatot, eszközök és források értékelési szabályzatát, valamint az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát.
A Társasházi törvény alapján folyamatos ellenőrzést, és egyeztetést biztosítunk a Számvizsgáló Bizottság részére. Minden fontos kérdésben egyeztetést követően közös álláspontot igyekszünk kialakítani a bizottsági tagokkal, és csak ezt követően kerülnek beterjesztésre közgyűlési határozati javaslatok a tulajdonosok elé.

A tulajdonosok folyamatos tájékoztatása érdekében negyedéves rendszerességgel adjuk ki, és juttatjuk el minden tulajdonoshoz hírlevelünket, melynek célja, hogy két közgyűlés közötti időszakban is folyamatos tájékoztatást adjunk a Társasház aktuális pénzügyi, jogi, műszaki helyzetéről.

Cégünk Web oldala alatt minden Társasháznak saját oldalt működtetünk, melyen a Társasház összes dokumentuma (közgyűlési anyagok, költségvetések, hírlevelek, biztosítási kötvény, alapító okirat, SZMSZ ) pdf formátumban letölthető, valamint naprakészen elérhetőek az aktuális közös költség egyenlegek, előírások, befizetések, valamint egyedi fűtéssel rendelkező Társasházak esetében az egyedi hőköltség elszámolások. Az oldalon lehetőség van a mérőóra állások bejelentésére, valamint a Társasházzal kapcsolatos hírek és információkat megjelenítésére.

A pénztári mozgásokat minimális szinten tartjuk. Közös költséget, és bérleti díjat banki átutalással, csekken, vagy banki készpénzbefizetés formájában tudják a bérlők, illetve a tulajdonosok teljesíteni. A vállalkozók által elvégzett munkák ellenértékét, azok teljesítés igazolását követően, szintén banki átutalással teljesítjük, kiküszöbölve a jelentős pénztári készpénzforgalmat.
A gondnokok eseménynaplót vezetnek, a munkák elvégzését követően azok kifizethetőségét aláírásukkal igazolják, így később is minden javítási vagy karbantartási munka kifizetésének jogossága ellenőrizhető.
A kezelésünkben lévő társasházaknak szakszerű információkat tudunk adni különböző takarékossági megoldásokra mind pénzügyi, mind műszaki kérdésekben.

A társasházak legfontosabb, jelentős kiadásokkal járó felújítási munkáira pályázati anyagot készítünk.
Rendszeresen indulunk a helyi kerületi, Fővárosi Önkormányzat, a GM, valamint az OLÉ által kiírt felújítási, és rekonstrukciós pályázatokon. Az elmúlt években a különböző pályázatokon több millió forint vissza nem térítendő, illetve rövid lejáratú kamatmentes támogatást sikerült elnyerni, és a kezelésünkben lévő társasházközösségek javára fordítani.

Cégünk Megbízási és Vállalkozási Szerződést köt minden általa képviselt társasházzal, a hosszú távú korrekt kapcsolat biztosítása érdekében. A Társasházi törvény alapján Szervezeti és Működési Szabályzatot dolgozunk ki a társasházaink részére ez, mint a Társasház belső törvénye, a működést a várható intézkedéseket segíti elő, és a jogszerűséget biztosítja.
Házirend tervezetet bocsátunk a tulajdonostársak elé, amit megvitatás után - az esetleges módosított szöveg alapján - határozatban fogad el a közgyűlés. A házirendet a Társasházban jól látható helyen helyezzük el, minden tulajdonos saját példányt kap belőle, csak úgy mint a Tűzvédelmi házirendből, és a tűzriadó tervből. Minden Társasházunkba jól látható helyen elhelyezünk egy információs vitrint az információk gyors közlése érdekében.

Újonnan épített épület esetén, amennyiben felkérnek bennünket a közös képviselet ellátására, úgy költségvetést készítünk tapasztalati adatok alapján, melyet szükség esetén - számadatok ismeretében - módosítunk.
Új építésű Társasházak esetében kiemelt feladat a garanciális, jótállási és szavatossági igények összegyűjtése, a kötelezett cég felé történő továbbítása, a munkák végigkísérése, és átvétele.

A közös területeken meglévő garanciális hibák összeírjuk, a garanciális javításra kötelezett cég felé a hibákat bejelentjük, azok javítása esetén ellenőrzést elvégezzük, a munkát átvesszük, és igazoljuk.
A hibák javításának elmaradása esetén a szükséges jogi lépéseket közgyűlési határozat alapján megtesszük.
A külön tulajdonokban lévő garanciális hibákat is összegyűjtjük, azok javítását figyelemmel kísérjük, tulajdonosi külön megbízás alapján a jogi lépések szükség szerint megindítjuk.
Cégünk Társasházkezelési programjának benyújtása előtt elemzi egy-egy társasháznál a várható közös képviseleti munkát, és az alapján teszi meg közös képviseleti díj ajánlatát.

I. Képviselettel kapcsolatos feladatok:

- képviseleti jogkör ellátása bíróságok és más hatóságok előtt
- a közgyűlés határozatainak, döntéseinek előkészítése, végrehajtása, valamint nyilvántartás vezetése a határozatokról és azok végrehajtásáról
- döntési jogkör gyakorlása mindazon ügyekben, melyek nem tartoznak a közgyűlés, illetve a Számvizsgáló Bizottság hatáskörébe
- közgyűlés összehívása igény szerinti időközönként, illetve beszámoló közgyűlés összehívása legalább évente egy alkalommal
- közgyűlés összehívásának kezdeményezése azokban az esetekben, amikor a társasház működésében zavarok keletkeznek, illetve amikor az indokolt üzemeltetési, vagy javítási feladatok ellátását felhatalmazás, vagy pénzhiány akadályozza.

II. Társasház működésével kapcsolatos teendők ellátása:

- a társasház működésének, üzemeltetésének biztosítása
- a társasház állagának, felszerelési és berendezési tárgyainak ellenőrzése
- a Társasház tárgyi eszközeinek nyilvántartása, azok állagának megóvása, karbantartása.
- ajánlatkészítés az épület fenntartására vonatkozóan
- a szükséges felújítási munkák közgyűlés elé terjesztése
- meghibásodások bejelentése esetén intézkedés a javítási feladatok elvégzésére
- felújítások előkészítése, költségfelosztás, közgyűléssel történő elfogadtatás, lebonyolítás,
- szerződéskötés, számla kifizetés
- a tervezett felújítások irányítása, ellenőrzése
- üzemeltetési, karbantartási feladatok szervezése
- megrendelés, munkaterület átadás, kivitelezés ellenőrzése, munkaátvétel, költségigazolás számlával
- lakások, nem lakások rendeltetésszerű használatának ellenőrzése
- zökkenőmentes kapcsolattartás biztosítása a kommunális szolgáltatókkal és üzemeltetőkkel
- képviselet átadás-átvétele esetén jegyzőkönyv készítése, az érintett szolgáltatók írásbeli tájékoztatása a képviselők személyében történt változásról
- a felújítási munkák körébe nem tartozó karbantartási, hibaelhárítási munkák megrendelése, ellenőrzése és számlák kifizetése
- a társasház rendszeres érintésvédelmi és villámvédelmi ellenőrzése, karbantartása, szükség szerinti javítása, tűzvédelem biztosítása, tűzoltó berendezések ellenőrzése (ellenőriztetése), szükséges intézkedések megtétele

III. Gazdasági, könyvelési feladatok, közös költségek:

- gazdasági, könyvelési feladatok:
- a tárgyévre vonatkozó költségvetési terv elkészítése és a közgyűlés elé terjesztése
- javaslattétel a közös költség összegére vonatkozóan
- közös költséghez való hozzájárulás összegének beszedése
- közös költség tartozás esetén a közgyűlési határozat alapján a hátralékos tulajdonostárs tulajdonára a társasház javára szóló jelzálogjog-bejegyeztetés
- tartozó tulajdonosokkal szemben bírósági fizetési meghagyások benyújtása, szükség esetén a végrehajtási eljárások megindítása
- a tárgyévben az elfogadott költségvetés alapján gazdálkodás a társasház pénzével
- a közös használatú helyiségek bérbeadási lehetőségeinek közgyűlés elé terjesztése
- pályáztatásról, bérbeadásról, bérleti szerződés megkötéséről, birtokba adásáról, a bérbeadással kapcsolatos adóhatósági előírások betartásáról való gondoskodás határozat alapján
- a társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
- a társasház nevére pénzintézetnél folyószámla nyitása, kezelése
- a gazdasági események lekönyvelése az egyszeres könyvvitel előírásai alapján naplófőkönyvben
- a tulajdonosok által befizetett közös költségek és a kiadott helyiségek bérleti díjainak analitikus lekönyveltetése
- a társasházak alkalmazottaival kapcsolatban a társadalombiztosítási és adójogszabályi előírások, feladatok ellátása, esetenként egyedi megbízások megkötése
- év végén a naplófőkönyv zárása, egyszerűsített mérleg elkészíttetése bevont könyvelővel
- a társasház adóbevallásának összeállítása, benyújtása határidőre
- a képviseleti díjak, valamint a házfelügyelői és takarítási szolgáltatás kiszámlázása havonta
- a befizetési csekkek megrendeléséről, valamint a tulajdonosokhoz való eljuttatásáról és a beérkezett számlák határidőben történő kiegyenlítéséről való gondoskodás
- az éves vízdíj elszámolás elkészítése és közgyűlés elé terjesztése, és határozat alapján a szükséges intézkedés megtétele

IV. Nyilvántartási feladatok:

- a kizárólagos tulajdonrészek tulajdonosainak és használóinak pontos nyilvántartása, a változások folyamatos felvezetése
- Épület biztosításával kapcsolatos ügyek intézése: kárbejelentés, kárigény érvényesítése, kár helyreállíttatása; ezek dokumentálása.
- a tulajdonostársakat terhelő, külön tulajdonuk használatát érintő bejelentési kötelezettségük alapján bejelentett adatok nyilvántartása
- a közös tulajdonban lévő helyiségek és azok bérlőinek nyilvántartása
- az alapító okirat és a Szervezeti és Működési Szabályzat földhivatalhoz történő benyújtása, illetve azok egy-egy példányának megőrzése
- a szükséges szerződések megkötése a társasház nevében
- lakónyilvántartó könyv vezetése, folyamatos karbantartása

Amennyiben Társasházkezelő programunkkal kapcsolatban kérdése lenne, készséggel állok személyesen rendelkezésükre egy előre egyeztetett időpontban a részletek átbeszélése érdekében.

Tisztelettel:

Zöld Imre..
ügyvezető..